Control de stock

Módulo de stock

La base fundamental del control de stock son los artículos creados en el programa que pueden ser dados de alta por nosotros o bien venir ya introducidos al ser artículos que nos proporciona nuestro proveedor. Los artículos son creados desde el mantenimiento de artículos (Ficheros... Artículos... Artículos). El Tipo de Metraje de los artículos pueden ser: Unidades, Metros Lineales o Metros Cuadrados. (Indicado en la pestaña Coste y Metraje).

Un artículo podemos comprarlo a más de un proveedor. En la pestaña [Coste] podemos indicar los diferentes precios de coste del artículo para diferentes proveedores y acabados (colores). Si el precio de un artículo no depende del color, indique los precios en acabado UNI (Único). 

En la pestaña [Cod.Prov.&Dimensiones] puede registrar el código que cada uno de los proveedores asigna a este artículo. Puede indicar los largos de barra para cada proveedor y acabado, o bien los largos de barra estándar (para todos los proveedores igual).

Artículos sujetos a stock

Para que el programa registre información de stock de un artículo, éste debe estar marcado Sujeto a Stock. Por tanto, para todos y cada uno de los artículos que tenemos en nuestro almacén debemos de acceder a su ficha, y, en la pestaña [General] marcar la casilla de verificación Sujeto a Stock tal y como aparece en la siguiente imagen:

Podemos marcar todos los artículos sujetos a stock automáticamente de una forma fácil y rápida. Para ello acceda a Utilidades.... Ejecutar SQL y teclee la siguiente sentencia SQL: 

 UPDATE ARTICULOS SET STOCKSN=TRUE AND NOT GENERICOSN 

Siempre que un artículo esté sujeto a stock, éste va a modificarse cuando efectuemos una entrada / salida de almacén. Para cada artículo debemos indicar su stock Actual mediante una regularización de almacén (véase más adelante el punto regularización de almacén). Una vez hecho esto, el programa ya sabe el stock real que tenemos de cada artículo y ya podemos empezar a trabajar.  

Por ejemplo, si hacemos un pedido de compras, todo lo que hemos pedido se nos reflejará en Compras Pendientes. Cuando aceptemos el Albarán referente al pedido, las Compras Pendientes desaparecerán y se sumarán al Stock Actual puesto que ya hemos recibido el pedido y disponemos de los artículos en nuestro almacén. Hemos provocado una entrada de material en nuestro almacén. 

Al contrario pasa cuando realizamos un pedido de ventas. Desde el pedido podemos actualizar directamente el Stock con lo que se producirá un decremento del stock o bien, si el material no va a salir aún del almacén, podemos reservarlo y se nos reflejará en Reservas hasta que el material salga definitivamente y actualizaremos el stock, en tal caso, las Reservas desaparecerán y se restarán al Stock Actual. Esto nos ha provocado una salida de material de nuestro Almacén. Por ultimo, la casilla Stock Disponible = (Stock Actual – Reservas + Compras Pendientes). 

Para cada artículo se puede indicar el stock mínimo y el stock de reposición. El stock mínimo nos permite establecer un control de los niveles mínimos de stock de cada artículo y el stock de reposición nos indica la cantidad a reponer. Se indica el stock mínimo y el stock de reposición de manera separada para cada acabado. La cantidad a pedir será tal que el artículo alcance su stock de reposición. 

Desde la ficha del artículo, podemos configurar el stock mínimo, stock de reposición y el stock de seguridad:

Punto de pedido: Es el stock mínimo, es decir, el nivel de stock a partir del cual el programa realizará pedido a proveedor. 

Stock de reposición: Es el nivel hasta que la aplicación pide al proveedor cuando se lanza pedido de reposición. 

Stock de seguridad: Es el nivel de stock que nos permite salvaguardarnos de posibles aumentos de demanda imprevistos. 

El programa permite obtener listados de artículos bajo stock mínimo, de esta forma, podemos saber si tenemos artículos con una cantidad crítica y realizar un pedido de reposición de stock, es decir un pedido de los artículos bajo stock mínimo. Disponemos de una serie de botones con los cuales podemos obtener toda la información referente al artículo.

Mediante el botón [Stock Detallado] podemos obtener un informe detallado del stock actual de este artículo. El botón de [Consulta Stock] nos facilita la posibilidad de consultar el stock de un artículo filtrando por almacén, acabado...Por otro lado, también podemos consultar los movimientos de almacén, compras pendientes, ventas pendientes y lotes asignados:

También disponemos del botón [E/S]  que nos muestra un detalle de Movimientos de Almacén (Entradas y Salidas).  Los botones [Compras Pendientes]  y  [Ventas Pendientes] nos permiten saber las unidades pedidas a proveedor pendientes de recibir y las unidades pendientes de servir.

Con el botón [Res] podemos consultar las reservas que tenemos para el artículo, así como posibles modificaciones. 

Finalmente, con el botón [Consultas Reservas] podemos consultar las reservas que tenemos para el artículo, así como posibles modificaciones.

Configuración 

En Ficheros... Otros... Configuración del Programa, en la pestaña [Stock] puede indicar el almacén principal para el stock, el almacén para restos. almacén Artículos Fabricados y Almacén de reservas:

Además, en la configuración hay que distinguir entre los Talleres de Aluminio y los Almacenes. Si en el proceso de ventas desea actualizar el stock al grabar el pedido debe de marcar la casilla Stock en Pedidos de Vetas. (Normalmente para Talleres de Aluminio ya que requieren de un proceso de fabricación).  Si por el contrario desea actualizar el stock al grabar el albarán debe de marcar las casillas Stock en Albaranes de Ventas:

Entradas / Salidas de Almacén

Veamos de forma más detallada el proceso de entrada / salida de materiales y su repercusión sobre el almacén. 

Entrada de Compras 

Las entradas en el almacén se producen mediante la introducción de albaranes de compras. Esta entrada puede realizarse de dos maneras distintas: 

1. Creando un Albarán de compra directamente de forma manual. 

2. Creando el albarán automáticamente desde un pedido a proveedores. 

3. Para una realización manual, acceda a la pantalla de albaranes mediante Compras... Albaranes. Debe indicar el código del proveedor, número de albarán, la fecha, serie y el almacén (en caso de stock multi-almacén). 

Finalmente indique el detalle de artículos que componen el albarán. Hay que tener especial cuidado con el metraje (que aparece en la parte inferior de la lista) del artículo, ya que según sea el tipo de metraje, tendrá que introducir las dimensiones o no. Véase la tabla siguiente:

El programa también tendrá en cuenta los múltiplos y metrajes mínimos del artículo para calcular los metrajes. El dato resultante en el metraje de cada línea será el que incremente el stock.  

Si por el contrario, desea crear automáticamente el Albarán de Compra desde un pedido, acceda a la pantalla de albaranes mediante Compras... Albaranes y [Desde Pedido]:

Se abrirá una ventana donde debe de indicar Fecha Inicial, Fecha Final, Proveedor y Nº Albarán. Finalmente, en el detalle aparecerán todos los pedidos, únicamente nos queda seleccionar el pedido o parte del pedido que queremos pasar a albarán mediante la barra espaciadora y aceptar. Cuando grabemos el albarán se producirá la pertinente actualización de stock.

Abonos

Si en un albarán se da un abono de una mercancía (devolución de una compra), debe usted de registrar la cantidad en negativo, de forma que el metraje será negativo también, y el resultado será un decremento  del stock. Lo único que debemos de hacer es entrar al albarán y poner delante de las cantidades el signo - y grabar el albarán para que nos decremente el stock.

Eliminar o Modificar un Albarán

Si en cualquier momento eliminamos o modificamos un albarán (ya sea uno creado manualmente o creado desde un pedido), se producirá la correspondiente modificación en el stock. Si eliminamos un albarán vuelve a decrementarse el stock tal como se incrementó.

Consumo de materiales

En el proceso de fabricación de ventanas y puertas se produce un consumo de los artículos sujetos a stock. Dada las particularidades del proceso de producción en una carpintería de aluminio, las salidas de stock se producen en los pedidos de ventas. 

Se contempla la problemática del proceso de fabricación de la siguiente manera: Disponemos de una cartera de presupuestos aceptados, pendientes de fabricación, en forma de pedidos de clientes. Es decir, cuando un cliente nos acepta un presupuesto lo pasamos a pedido. (de forma que disponemos de una cartera de pedidos pendientes de entregar). 

En la parte superior derecha del pedido de ventas encontramos los botones que nos permiten actualizar el stock del pedido y encima de éstos observamos la información del estado de actualización de stock

Como es muy complicado conocer de antemano el consumo real que se va a producir en la fabricación de un pedido, existen en el programa dos mecanismos para actualizar el stock. 

1.Antes de comenzar a fabricar las unidades del pedido, podemos Reservar el stock necesario para la fabricación. Esta reserva nos va a permitir, por ejemplo, realizar un pedido de reposición de stock (consulte el punto Pedido de reposición de Stock en páginas siguientes) para que el programa pida a nuestros proveedores los materiales que nos faltan en stock, en caso de no tenerlos, para poder fabricar los pedidos.  

2.Una vez fabricadas las unidades, y conociendo los consumos reales que se han producido, efectuamos la actualización de stock del pedido. El programa realiza una optimización de corte de perfiles y nos presenta una propuesta de consumos y de entrada de restos en el almacén. Podemos modificar esta propuesta y efectuar la actualización. 

A continuación vemos todo el proceso descrito en los puntos 1 y 2.

Procedimiento

En la parte superior de la pantalla de pedidos de clientes existe un indicador que nos permite conocer el estado de actualización de stock de este pedido: 

Stock no actualizado: Es posible reservar el stock o actualizar el stock.

Stock actualizado: Es posible deshacer la actualización antes realizada. 

Actualización pendiente: Se dejó una actualización de stock pendiente de completar. Es posible completar esta actualización. 

Stock reservado: es posible deshacer la reserva de stock o actualizar el stock. 

Reserva de Stock

Pulsando el botón:El programa realiza la reserva de stock, informándonos de ello. En el apartado reservas de cada artículo podemos ver el total de unidades o el total de metros necesarios de cada artículo del pedido (sin calcular barras). El Indicativo pasa a stock reservado. En este estado, pulsando de nuevo sobre el botón se deshace la reserva de stock, y el pedido vuelve de nuevo a estado Stock NO Actualizado.    

Actualización de Stock

Una vez fabricado el pedido, debemos actualizar el stock pulsando sobre el botón:

Nos aparecerá la pantalla de Hoja de Corte y Despiece, ya que el programa va a realizar una optimización de corte de barras. Se detiene en esta pantalla por si queremos modificar los largos de barra (lo haremos en la pestaña Dimensiones). En este proceso, el programa calcula las unidades y las barras utilizadas, y nos muestra la pantalla Actualización de Stock donde podemos observar:

1. Una propuesta de actualización de stock. Podemos modificar las cantidades y dimensiones de cualquiera de las líneas, eliminar líneas o añadir cualquier otra línea nueva, lo que nos permitirá modificar esta actualización de stock en el caso de que el consumo de materiales haya cambiado. El programa también nos ofrece la posibilidad de dejar pendiente esta actualización y completarla en otro momento pinchando sobre el botón [Dejar Pendiente}.  

Podemos observar lo expuesto anteriormente en la siguiente imagen:

2. Una propuesta de entrada de restos en almacén. Esto nos va a permitir poder tener registrados en el programa los despuntes que se vayan generando al cortar las barras. Podemos indicarle que deseche los restos con dimensiones inferiores a una medida determinada (indicando Ancho y Largo). La medida a partir de la cual se desechan los restos se indica en el cuadro Desechar Restos.

Al igual que pasaba con la propuesta anterior, también podemos modificar en la propuesta entrada de restos las cantidades y largos de barra de cada una de las líneas, así como eliminar o añadir líneas nuevas. 

Finalmente, Para que se produzca la actualización pulse sobre el botón de [Aceptar]. El pedido pasará a estado Stock Actualizado y los artículos habrán modificado su stock en el almacén. 

Actualización Pendiente

Si desea dejar la actualización pendiente, para completarla en otro momento, puede emplear el botón [Dejar Pendiente] para volver al pedido. El  pedido quedará en estado Actualización Pendiente. 

Si desea volver a completar la actualización utilice de nuevo el botón:  

Disponibilidad de stock

Mediante el botón:

Podemos consultar el stock de los artículos del pedido:

También podemos usar el botón de [Emitir] para imprimir el informe de disponibilidad de stock:

Albaranes a Clientes

Es posible que se produzca una actualización de stock de los artículos (y sólo los artículos, no los componentes de estructuras) contenidos en un albarán de clientes. Se utiliza esta forma de actualización para las ventas individuales de determinados artículos como ruedas sueltas, accesorios, barras sueltas, etc. Normalmente los Almacenes trabajan así ya que venden directamente artículos.

Para estas ventas sería muy engorroso tener que realizar un pedido, actualizar el stock del mismo y luego crear el albarán que le corresponde. Por ese motivo, conviene actualizar el stock directamente cuando se graba un albarán. Para ello, debemos de activar la actualización de stock en Albaranes accediendo a Ficheros... Otros... Configuración del Programa...Stock. Una vez allí hay que poner a "SI" la opción de Stock en Albaranes de Ventas:

Los albaranes que realice a partir de ahora producirán actualización en el stock. 

Regularización de Almacén 

La regularización de almacén nos permite modificar el stock actual de los artículos que están sujetos a stock. Es muy útil a la hora de registrar un inventario físico realizado, o para corregir la información de stock que muestra el programa, en caso de que no coincida con el stock físico existente.  

Después de una Regularización de Almacén tendremos registrados en el programa el stock real que tenemos de cada artículo y ya podemos empezar a trabajar. 

Podemos crear cuantas regularizaciones de almacén deseemos, y en cada una de ellas, el número de líneas que se pueden registrar son ilimitadas. Estas regularizaciones de stock quedarán registradas. Para realizar una Regularización de Almacén debe de acceder a Utilidades... Almacén... 

Regularización de almacén. Las regularizaciones se identifican con un número. Pulse [Enter] con el número en blanco para que el programa asigne el siguiente número de regularización. Podemos indicar la fecha, el almacén que desea actualizar (en caso de stock multi-almacén), las observaciones y el detalle de artículos a regularizar.  

En la Tabla de detalle, para cada línea debe usted de indicar: Código de artículo, Acabado, Proveedor (opcionalmente, por si queremos distinguir el stock de cada proveedor), dimensiones ( dependiendo del tipo de metraje del artículo – ancho y largo si son M2 , largo si son ML y ninguna si son unidades).   

El programa muestra el precio del artículo, el stock inicial (el stock actual del artículo) y el usuario debe introducir el stock real (el stock que deseamos quede registrado como stock actual) y marcar la opción Resto si se trata de un despunte. En la figura siguiente podemos observar un ejemplo de una Regularización de Almacén:

Según la regularización anterior, si nos centramos en el artículo M018053 le estamos diciendo al programa que tenemos 100 barras de 6500 mm de largo en lacado blanco y además 5 despuntes de 50 mm que hemos marcado como Resto. De esta forma, si vamos a la ficha del artículo podemos observar como para el lacado blanco tenemos 325,25 ML  que son el resultado de la regularización que acabamos de realizar: 

(6500 ⋅ 50)+ (50 ⋅ 5) = 325.2500mm = 325,25 ML 

Sugerencia: Existe una utilidad que nos puede ayudar enormemente a la hora de regularizar el stock de un artículo determinado: En el cuadro de Opciones... puede indicar el código del artículo a regularizar y pulsar [Insertar]. El programa cargará toda la información de stock actual para ese artículo (incluyendo todos los acabados, medidas y proveedores), de forma que es mucho más sencillo que tener que buscar cada una de las medidas, acabados y colores.

Además, podemos hacer tres tipo de regularizaciones:

La casilla de verificación "Apertura de ejercicio" se marca de forma automática cuando hacemos el cierre de ejercicio, creando una nueva empresa en la que se crea una regularización inicial. 

Desde la opción Utilidades… Almacén… Regularización Almacén se actualiza la regularización marcada como Apertura Ejercicio.

La casilla de verificación "Regularización del Inventario" indica que esta regularización anulará el stock anterior en todas las medidas para cada Artículo-Acabado-Tonalidad-Almacén introducidos y 

establece el stock indicado en la regularización.

La casilla de verificación "Almacén completo" Esta Regularización anula el stock del ALMACEN COMPLETAMENTE. Deja a Cero todos los Artículos, aparezcan o no en esta Regularización.

Movimientos de Almacén 

Todos los procesos que hemos descrito hasta ahora (Albaranes de compras, Pedidos de clientes, Albaranes de clientes, Regularizaciones de almacén), producen movimientos de almacén (Movimientos de E/S) de forma automática que el programa va almacenando y que nosotros podemos observar accediendo a la ficha del artículo y pinchado sobre el botón de E/S. 

 El programa va almacenando estos movimientos de E/S con tres finalidades fundamentalmente: 

 1. Poder obtener un extracto de movimientos de almacén para un determinado artículo. 

2. Poder obtener el precio medio de coste de un artículo sujeto a stock. 

3. Poder recalcular el stock actual de cualquier artículo a partir de sus movimientos de almacén. 

Nosotros podemos registrar movimientos de almacén de forma manual, con cualquier propósito. Para ello, acceda a Utilidades Almacén...Movimientos de Almacén. Nos aparecerá una ventana que nos permitirá registrar las entradas y salidas del almacén de forma manual. 

Pulsando [Enter] con el número en blanco el programa asigna el siguiente número de registro. Podemos indicar unas observaciones, y a continuación el detalle de artículos y sus movimientos, donde para cada línea se indica: 

- Código de artículo.

- Acabado. 

- Proveedor (opcionalmente). 

- Dimensiones (según el tipo de metraje). 

- Tipo de E/S (E para Entrada, S para Salida de almacén). 

- Cantidad y opcionalmente el precio.

 Veamos el siguiente ejemplo donde creamos una Entrada de Almacén formada por 10 barras de 6 metros en lacado blanco para un marco fijo. 

Si después vamos a la ficha del artículo y pinchamos sobre el botón de E/S podremos observar como tendremos registrada la entrada.

Ensamblaje de barras

Podemos indicarle al programa que un artículo es un perfil de RPT ensamblado y sus componentes (poliamida, perfil interno y perfil externo). Para ello debemos de entrar a la ficha del artículo, irnos a la pestaña [Mas Datos]...[Datos de RPT] y marcar la casilla de verificación Perfil de RPT Ensamblado.

Finalmente, podemos indicarle al programa el proveedor y los componentes que formarán el perfil RPT ensamblado. 

Una vez hecho esto,  con el botón  [Generar]  generaremos todos los posibles acabados.  Desde la opción Utilidades...Almacén...Ensamblaje de barras podemos realizar el pedido indicando el articulo ensamblado. El programa nos mostrará automáticamente los artículos (poliamida, perfil interno y perfil externo) que componen el perfil RPT. Una vez hecho esto, podemos actualizar el stock con el botón [Act.]  y pinchando otra vez sobre él desharemos la actualización.

Finalmente, disponemos del botón Emitir para sacar por pantalla o impresora el pedido realizado y del botón [Dsp]  que nos servirá para consultar el stock de todos los componentes que forman nuestro pedido.

Inventario

Desde Utilidades... Almacén... Inventario tenemos acceso al listado de inventario (todos artículos que tenemos sujetos a stock con su stock actual). Si observamos la siguiente figura, disponemos de diversas opciones y filtros ( por artículos, proveedor, familias, subfamilias, fechas ...). Solamente debemos elegir la opción a filtrar que más nos interese y darle a aceptar. El programa nos mostrará un listado de todos los artículos con su stock actual.

Pedido de Reposición de stock

Es posible solicitar al programa que realice un pedido de los artículos bajo stock mínimo, para volver a su nivel de reposición. Para ello, los artículos tienen que tener introducido un stock mínimo y un stock de reposición. Para realizar el pedido de reposición de stock debe de acceder a Utilidades... Almacén... Pedido de Reposición de Stock. Nos aparecerá una ventana, donde es posible filtrar por artículo, almacén o proveedor.

Además, podemos incluir los artículos cuyo stock actual sea inferior al stock mínimo, o bien aquellos cuyo stock disponible sea inferior al mínimo. 

Es posible elegir también cuál será la cantidad del pedido, entre la necesaria para reponer a stock mínimo o a stock de reposición. Una vez hecho el pedido de reposición de stock podemos acceder a la ficha del artículo o de los artículos y comprobar como se nos ha modificado el stock actual. 

Recalcular stock

Desde Utilidades... Almacén... Recalcular Stock accedemos al proceso de recálculo de stock actual (marcaremos la casilla de verificación Recalcular Stock actual) y de compras pendientes (marcaremos Forzar 

cálculo de Ventas Pendientes).  Además, el programa también nos permite realizar un filtrado y recalcular el stock entre 2 fechas.  El programa utiliza la información contenida en los movimientos de 

almacén y en los pedidos de compras para reconstruir esta información.

Después de cualquier proceso de Entrada / Salida (Albaranes de compras, Pedidos de clientes, Albaranes de clientes, Regularizaciones de almacén) el programa realizará un proceso de Actualización de Stock para reflejar la actualización pertinente.