Stock. Documentos de compras y ventas

Este artículo explica cómo gestionar las variaciones de stock y los movimientos de almacén generados por los documentos de compras y ventas en la aplicación.

Entrada de Compras 

Las entradas en el almacén se producen mediante la introducción de albaranes de compras. Esta entrada puede realizarse de dos maneras distintas: 

1. Creando un Albarán de compra directamente de forma manual. 
2. Creando el albarán automáticamente desde un pedido a proveedores. 

Para una realización manual, acceda a la pantalla de albaranes mediante Compras... Albaranes.
Debe indicar el código del proveedor, número de albarán, la fecha, serie y el almacén (en caso de stock multi-almacén). 

Finalmente indique el detalle de artículos que componen el albarán. Hay que tener especial cuidado con el metraje (que aparece en la parte inferior de la lista) del artículo, ya que según sea el tipo de metraje, tendrá que introducir las dimensiones o no. Véase la tabla siguiente:

El programa también tendrá en cuenta los múltiplos y metrajes mínimos del artículo para calcular los metrajes.
El dato resultante en el metraje de cada línea será el que incremente el stock.  

Si por el contrario, desea crear automáticamente el Albarán de Compra desde un pedido, acceda a la pantalla de albaranes mediante Compras... Albaranes y [Desde Pedido]:

Se abrirá una ventana donde debe de indicar Fecha Inicial, Fecha Final, Proveedor y Nº Albarán.
Finalmente, en el detalle aparecerán todos los pedidos, únicamente nos queda seleccionar el pedido o parte del pedido que queremos pasar a albarán mediante la barra espaciadora y aceptar. Cuando grabemos el albarán se producirá la pertinente actualización de stock.

Devoluciones de compras

Si en un albarán se da una devolución de una mercancía (devolución de una compra), se debe registrar la cantidad en negativo, de forma que el metraje será negativo también, y el resultado será un decremento  del stock.
Lo único que debemos de hacer es entrar al albarán y poner delante de las cantidades el signo - y grabar el albarán para que nos decremente el stock.

Es posible generar un Albarán de Devolución de forma automática a partir del albarán original con el que entró la mercancía en el almacén.
Para ello acceda al albarán original y haga clic sobre el botón Devolución

Eliminar o Modificar un Albarán

Si en cualquier momento eliminamos o modificamos un albarán (ya sea uno creado manualmente o creado desde un pedido), se producirá la correspondiente modificación en el stock.
Si eliminamos un albarán vuelve a decrementarse el stock tal como se incrementó.

Salidas por consumo de materiales

En el proceso de fabricación de productos se produce un consumo de los artículos sujetos a stock. Dada las particularidades del proceso de producción, las salidas de stock normalmente se producen en los pedidos de ventas. 

Se contempla la problemática del proceso de fabricación de la siguiente manera: Disponemos de una cartera de presupuestos aceptados, pendientes de fabricación, en forma de pedidos de clientes. Es decir, cuando un cliente nos acepta un presupuesto lo pasamos a pedido. (de forma que disponemos de una cartera de pedidos pendientes de entregar). 

En la parte superior derecha del pedido de ventas encontramos los botones que nos permiten actualizar el stock del pedido y encima de éstos observamos la información del estado de actualización de stock

Como es muy complicado conocer de antemano el consumo real que se va a producir en la fabricación de un pedido, existen en el programa dos mecanismos para actualizar el stock. 

1.Antes de comenzar a fabricar las unidades del pedido, podemos Reservar el stock necesario para la fabricación. Esta reserva nos va a permitir, por ejemplo, realizar un pedido de reposición de stock (consulte el punto Pedido de reposición de Stock en páginas siguientes) para que el programa pida a nuestros proveedores los materiales que nos faltan en stock, en caso de no tenerlos, para poder fabricar los pedidos.  

2.Una vez fabricadas las unidades, y conociendo los consumos reales que se han producido, efectuamos la actualización de stock del pedido. El programa realiza una optimización de corte de perfiles y nos presenta una propuesta de consumos y de entrada de restos en el almacén. Podemos modificar esta propuesta y efectuar la actualización. 

A continuación vemos todo el proceso descrito en los puntos 1 y 2.

Procedimiento

En la parte superior de la pantalla de pedidos de clientes existe un indicador que nos permite conocer el estado de actualización de stock de este pedido: 

Stock no actualizado: Es posible reservar el stock o actualizar el stock.

Stock actualizado: Es posible deshacer la actualización antes realizada. 

Actualización pendiente: Se dejó una actualización de stock pendiente de completar. Es posible completar esta actualización. 

Stock reservado: es posible deshacer la reserva de stock o actualizar el stock. 

Reserva de Stock

Pulsando el botón:El programa realiza la reserva de stock, informándonos de ello. En el apartado reservas de cada artículo podemos ver el total de unidades o el total de metros necesarios de cada artículo del pedido (sin calcular barras). El Indicativo pasa a stock reservado. En este estado, pulsando de nuevo sobre el botón se deshace la reserva de stock, y el pedido vuelve de nuevo a estado Stock NO Actualizado.    

Actualización de Stock

Una vez fabricado el pedido, debemos actualizar el stock pulsando sobre el botón:

Nos aparecerá la pantalla de Hoja de Corte y Despiece, ya que el programa va a realizar una optimización de corte de barras. Se detiene en esta pantalla por si queremos modificar los largos de barra (lo haremos en la pestaña Dimensiones). En este proceso, el programa calcula las unidades y las barras utilizadas, y nos muestra la pantalla Actualización de Stock donde podemos observar:

1. Una propuesta de actualización de stock. Podemos modificar las cantidades y dimensiones de cualquiera de las líneas, eliminar líneas o añadir cualquier otra línea nueva, lo que nos permitirá modificar esta actualización de stock en el caso de que el consumo de materiales haya cambiado. El programa también nos ofrece la posibilidad de dejar pendiente esta actualización y completarla en otro momento pinchando sobre el botón [Dejar Pendiente}.  

Podemos observar lo expuesto anteriormente en la siguiente imagen:

2. Una propuesta de entrada de restos en almacén. Esto nos va a permitir poder tener registrados en el programa los despuntes que se vayan generando al cortar las barras. Podemos indicarle que deseche los restos con dimensiones inferiores a una medida determinada (indicando Ancho y Largo). La medida a partir de la cual se desechan los restos se indica en el cuadro Desechar Restos.

Al igual que pasaba con la propuesta anterior, también podemos modificar en la propuesta entrada de restos las cantidades y largos de barra de cada una de las líneas, así como eliminar o añadir líneas nuevas. 

Finalmente, Para que se produzca la actualización pulse sobre el botón de [Aceptar]. El pedido pasará a estado Stock Actualizado y los artículos habrán modificado su stock en el almacén. 

Actualización Pendiente

Si desea dejar la actualización pendiente, para completarla en otro momento, puede emplear el botón [Dejar Pendiente] para volver al pedido. El  pedido quedará en estado Actualización Pendiente. 

Si desea volver a completar la actualización utilice de nuevo el botón:  

Disponibilidad de stock

Mediante el botón:

Podemos consultar el stock de los artículos del pedido:

También podemos usar el botón de [Emitir] para imprimir el informe de disponibilidad de stock:

Albaranes a Clientes

Es posible que se produzca una actualización de stock de los artículos (y sólo los artículos, no los componentes de estructuras) contenidos en un albarán de clientes. Se utiliza esta forma de actualización para las ventas individuales de determinados artículos como ruedas sueltas, accesorios, barras sueltas, etc. Normalmente los Almacenes trabajan así ya que venden directamente artículos.

Para estas ventas sería muy engorroso tener que realizar un pedido, actualizar el stock del mismo y luego crear el albarán que le corresponde. Por ese motivo, conviene actualizar el stock directamente cuando se graba un albarán. Para ello, debemos de activar la actualización de stock en Albaranes accediendo a Ficheros... Otros... Configuración del Programa...Stock. Una vez allí hay que poner a "SI" la opción de Stock en Albaranes de Ventas:

Los albaranes que realice a partir de ahora producirán actualización en el stock.