En la herramienta de emisión de factura electrónica es necesario realizar la configuración inicial previa a la emisión de facturas.
Para ello acceda a Ventas…Factura electrónica
Mediante el enlace Configuración acceda a la pantalla de configuración de la herramienta.
Configuración general
La pestaña General le permite configurar los datos básicos para la herramienta de factura electrónica.
Nombre del fichero de Report
Permite especificar el nombre del Report a emitir.
El valor predeterminado, que utiliza su formato de factura habitual es VFactura.rpt
Tipo de documento vinculado para archivar
Debe especificar el tipo de documento vinculado creado en el apartado 1.1.3
El valor predeterminado es VFAC-E
Imprimir cabecera
Indica si se debe emitir el report con la opción Imprimir Cabecera seleccionada.
Si su formato de impresión tiene configurada una cabecera con anagrama al marcar esta opción, deberá seleccionar esta opción si desea emitir el anagrama.
Certificado
Especifique la ruta al Certificado Digital que se utilizará para firmar las facturas generadas.
Este certificado debe ser un fichero recibido por la administración certificadora y acabar con la extensión “.p12”. En ocasiones, el certificado ya lo tenemos instalado en el navegador de internet y este puede ser exportado con la extensión “.pfx”, estos ficheros son equivalentes y es suficiente con cambiar la extensión por “.p12” mediante la opción de Cambiar Nombre desde Windows (mostrando extensiones de archivos).
Indique la contraseña para acceder a dicho certificado.
Es importante proteger el fichero con su certificado digital y la contraseña de acceso al mismo para evitar usos fraudulentos o no autorizados del mismo.
Debe tener en cuenta que el certificado digital permite generar ficheros firmados digitalmente con la identidad del propietario del certificado (ya sea una persona física o jurídica).
En Productor, la contraseña está almacenada de forma encriptada por lo que está correctamente protegida.
Recomendación: Adicionalmente puede aplicar permisos de acceso de Windows a la carpeta donde está almacenado el certificado.
Consulte con su proveedor de servicios informáticos sobre la forma segura de almacenar el fichero del certificado.
Puede almacenar el fichero del certificado en una carpeta de su servidor, y aplicar los permisos de acceso para que únicamente las personas autorizadas tengan acceso al certificado.
Además, le recomendamos importar el certificado con Clave NO EXPORTABLE
Productor Web
Si tiene contratada la aplicación Productor Web puede configurar la herramienta de factura electrónica para que envíe las facturas generadas a un almacenamiento permanente en la nube, de forma que estarán disponibles para los clientes que accedan a Productor Web. (*)
Consulte a servicio técnico de Gaia los datos de su cuenta Azure Storage donde almacenar las facturas electrónicas generadas.
Si lo desea también puede contratar y gestionar su propia cuenta Azure Storage directamente con Microsoft.
(*) Es necesario contratar el acceso de clientes de Productor Web para tener acceso a esta característica.
Configuración plantillas email
Las plantillas para el asunto y el texto de eMail le permiten personalizar el texto que se envía a los clientes al enviar la factura electrónica por email.
Puede personalizar el asunto y el texto del cuerpo del mensaje.
Variables
Puede utilizar variables que la aplicación sustituirá por su valor correspondiente en el momento de enviar el email.
Están disponibles las siguientes variables:
| Variable | Descripción |
|---|---|
#NumeroFactura# | Número de factura |
#FechaFactura# | Fecha de la factura |
#BaseImponible# | Base imponible de la factura |
#ImporteTotal# | Importe total de la factura |
#ProdWeb_UrlFacturaPdf# | Enlace a la factura firmada subida al almacenamiento permanente de |
| Productor Web |
#CliNombre# | Nombre del cliente |
#CliPersonaContacto# | Persona de contacto informada en la ficha del cliente |
#CliRazonSocial# | Razón social del cliente |
Ejemplo de plantillas
Asunto del email |
Su Factura electrónica #NumeroFactura# |
Texto del email |
Estimado cliente #CliNombre#, Adjunto le remitimos su factura electrónica número #NumeroFactura# de fecha #FechaFactura#. También hemos almacenado una copia de la misma para que pueda acceder de forma permanente mediante el siguiente enlace: #ProdWeb_UrlFacturaPdf# Atentamente, Dpto. Facturación |
Configuración por empresa
De forma predeterminada, la configuración de la herramienta de Factura Electrónica es común para todas las empresas.
La configuración se almacena de forma local en la carpeta $(AppDir)\Gaia.Tools\gaProductorFacturaE\data
Puede aplicar una configuración específica por empresa, creando una carpeta EMPxxxx en la carpeta [data] de esta herramienta.
Ejemplo: Creamos una carpeta EMP9022 para que la empresa 9022 tenga una configuración específica
Las empresas que no tengan una carpeta específica, usarán la configuración general.