Los documentos vinculados sirven para relacionar ficheros externos (como fotos, documentos Word o Excel, ficheros pdf, etc…) con elementos propios del programa: Artículos, Clientes, Proveedores, Presupuestos y Pedidos, Albaranes y Facturas tanto de compra como de venta.
Para poder utilizarlo deberá tener creado el tipo de fichero en cuestión que desea vincular. Una vez configurados los tipos de fichero a utilizar, podrá asociar los ficheros a los documentos. Y de igual forma obtener informe de documentos vinculados.
Configuración Tipos de Documentos Vinculados
Los tipos de documentos sirven para identificar un documento externo y poderlo abrir automáticamente a través de su extensión. También nos permite clasificar los documentos según Documento de aplicación.
En el ejemplo mostrado se ve como una imagen lleva la extensión JPG, o un documento de Word la extensión DOC.
Para crear o modificar un tipo de documento deberá tener en cuenta los campos del código, descripción, extensión y Tipo Documento aplicación.
Para una configuración general puede poner el código del tipo de documento igual a la extensión a configurar.
Es importante configurar siempre el "Documento aplicación" correctamente completando "General" si no es aplicable a un apartado concreto del programa o bien el apartado donde se aplicará el documento vinculado, en caso contrario no podrá vincular documentos a dicho apartado del programa (por ejemplo, en presupuestos de venta).
Utilización de Documentos Vinculados
Para vincular un documento externo a un apartado el programa, haga clic sobre el botón de documentos vinculados del apartado del programa en cuestión, ya sea un artículo, un cliente…
Se mostrará la pantalla de “Explorador de Documentos” del elemento seleccionado. Utilice el botón [Nuevo] para añadir nuevos documentos.
El programa grabará automáticamente la ruta y nombre del archivo.
Por ejemplo: En el disco c:\ dispone de un fichero llamado FotoTronzadora.jpg y quiere vincularlo a una de las máquinas. Al proceder a vincular la foto, el programa grabará la ruta de ubicación “c:\Foto_Tronzadora.jpg”
Consulta de Documentos Vinculados
Desde Utilidades… Documentos Vinculados… Consulta de Documentos Vinculados puede obtener un informe de los documentos vinculados en su base de datos, filtrando por tipo de objeto (Artículos Clientes, Presupuestos, etc…), fechas y tipo de documento. 