Cierre Ejercicio

Antes de decidir si realizar el cierre de ejercicio o continuar con la misma empresa, revise los pasos previos para recabar información y ayudarle a decidir sobre cuál es la mejor de las dos opciones. 

Pasos previos

Realice estos pasos antes de realizar Cierre de Ejercicio o cambio de numeración.

• Tipo de base de datos: Desde el menú Ayuda… Sobre la versión le indicará el tipo de base de datos que está utilizando actualmente. Anote la información.

  • Access. Repare y compacte la base de datos** 

  • SQL Server, además añadirá la versión de SQL Server (2012;2017;2019…)

• Tamaño base de datos. Desde la misma ventana de “Sobre la versión” haga doble clic sobre el tipo de base de datos “SQL Server 201X”. Se mostrará información sobre la base de datos y su tamaño. Anote la información del tamaño de la base de datos y la edición para SQL Server.

Su aplicación Productor incorpora soporte Multi-Empresa, es decir, le permite tener abiertas diferentes empresas, con gestiones completamente independientes. 

Dispone de 2 alternativas a las que puede optar en base a la información de los pasos previos, para que Vd. seleccione la que más le interese o se ajuste a sus necesidades. 

Siempre que sea técnicamente posible, le recomendamos realizar el cambio de numeración y continuar con la empresa actual, de forma que pueda disponer de la información de varios ejercicios disponible sin necesidad de cambiar de empresa. 

 Opción 1. Continuar con la empresa actual

En este caso sólo vamos a hacer un Cambio de numeración.
Es el proceso recomendable, si la base de datos no excede del tamaño máximo recomendado.

• Base de datos Access: Si después de reparar y compactar** el tamaño de la base de datos no excede de 300MB. 

• Base de datos SQL Server (*Recomendado): Con Base de datos SQL Server siempre se recomienda continuar con la empresa actual y cambiar numeración. Actualizar edición SQL Server a Estándar, en caso de superar el tamaño de la base de datos máximo recomendado. El límite de viene determinado por la versión y edición:

•  Modificar las series de numeración. Lo único que tendrá que hacer es cambiar la serie de numeración de los documentos (explicado más adelante en este documento). 

• Si su base de datos es demasiado grande, puede usar la utilidad Ventas... Utilidades... Actualizar Documentos y Compras... Utilidades... Actualizar Documentos, para eliminar documentos que no le interesen, vaciar el despiece de pedidos, o albaranes.

Opción 2. Cerrar el ejercicio actual 

Este proceso cierra la empresa actual y genera una nueva empresa para el ejercicio 20xx

Tenga en cuenta que este proceso es costoso y puede tardar mucho tiempo dependiendo de las características del equipo y el tamaño de la base de datos. Consulte el tiempo del último cierre de ejercicio.

El cierre de ejercicio realiza una copia de la empresa actual, pero tan sólo mantiene la siguiente información: 

• Datos básicos como Clientes, Proveedores, Artículos (con familias, subfamilias, precios, ...), Estructuras, Configuración de Series, etc. 

• Compras: Tan sólo se mantienen los pedidos pendientes de entregar. 

• Ventas: Se mantiene únicamente los Presupuestos Pendientes, los Pedidos Pendientes de servir, y los Albaranes Pendientes de Facturar. 

• Stock: El programa crea una Regularización inicial, con el stock actual de cada uno de los artículos.

Cierre de ejercicio 20xx. 

Este proceso copia la empresa actual 20xx en la Nueva 20xx, manteniendo únicamente los documentos que Vd. seleccione.

1. Actualice su aplicación a la última Versión disponible. Aunque puede realizar el cierre de ejercicio con la versión que disponga de su aplicación Productor, es recomendable actualizar a la última versión. Puede consultar la versión de su aplicación accediendo desde Ayuda…Sobre la versión. 

2. Desde su Servidor, acceda desde su aplicación Productor a su empresa actual. Le recomendamos, siempre que sea posible, realizar el cierre de ejercicio desde el equipo servidor para reducir el tiempo de proceso. 

3. Acceda a Ficheros... Empresa... Cierre de Ejercicio.  

Desde la pestaña \General/, seleccione los documentos que desea conservar en la nueva empresa creada. 

• En la Nueva Empresa, sólo se eliminarán documentos ya transformados, como presupuestos aceptados, pedidos pasados a albarán, albaranes facturados… y que no necesitará en el nuevo ejercicio. Además, se eliminarán todos aquellos documentos que NO estén seleccionados en “Documentos a mantener en la nueva empresa”.

• No se modificará ningún dato de la empresa del ejercicio anterior.

• Indique los datos de la nueva empresa. Asigne un nombre que le permita distinguir fácilmente la nueva empresa de la anterior.
  Recomendado: Utilice el año actual como código y ejercicio de la nueva empresas.
  

• Series de numeración: Puede modificar los prefijos de numeración de documentos para la Nueva Empresa desde esta misma pantalla, en la pestaña \Series de Numeración/. 

  • Indique los prefijos de numeración para cada tipo de documento (Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas), y para cada una de las series. 

  • La serie de numeración C es para facturas rectificativas.

  •  El sistema de prefijos de numeración ahora es mucho más potente permitiendo definir prefijos por serie, delegación y tipo de documento, en una misma rejilla. 

  • En el prefijo puede utilizar variables que serán sustituida por el valor correspondiente. Variables

    • <TipoDocumento>: Código de Tipo de documento seleccionado al documento a crear.

    • <Delegacion>: Código de Delegación asignado al documento actual.

    • <CodigoCliente>: Código de Cliente asignado al documento.

    • <CodigoProveedor>: Código de Proveedor del documento.

    • <Fecha>: Fecha actual, según fecha y hora del sistema.

    • <Hora>: Hora actual, según fecha y hora del sistema.

    • <Dia>: Día actual, dos dígitos, según fecha y hora del sistema.

    • <Mes>: Mes actual, dos dígitos, según fecha y hora del sistema, .

    • <Año2>: Año actual, según fecha y hora del sistema, dos últimos dígitos. (RECOMENDADO)

    • <Año4>: Año actual, cuatro últimos dígitos.

  • Si utiliza Regularizaciones de almacén, Movimientos o Ensambles, también debería establecer sus nuevos prefijos de numeración.

Prefijos recomendados: Para el ejercicio nuevo los prefijos de numeración establecerlo mediante la variable <Año2> el primer documento será el <Año2>0.001, y podrán crearse documentos hasta el <Año2>9.999.
Por ejemplo, el día 01/01/2024, la aplicación tomará la fecha y hora del sistema y sustituirá la variable <Año2> por los dos dígitos últimos del año con lo que obtendríamos 24 y el primer documento sería 239.999. 

También puede usar la Utilidad: para cambiar el prefijo viejo por Prefijo nuevo seguidamente haga clic en el botón [Cambiar], automáticamente se sustituirá el prefijo viejo por nuevo en todos los documentos.

• Información último Cierre de Ejercicio. El programa copia la empresa anterior a la nueva y elimina toda la información que ya no se utilizará. Tenga en cuenta que este proceso es costoso y puede tardar mucho tiempo dependiendo de las características del equipo y el tamaño de la base de datos. Consulte la pestaña \Información/ en la cual se indicará, aproximadamente, el tiempo invertido en el último cierre de ejercicio.  

• Realice el Cierre de Ejercicio. Haga clic sobre el botón [F9 Aceptar]. El programa le informará sobre el progreso del Cierre de Ejercicio. 

    4. Repare y compacte la base de datos (Sólo Bases de datos Access). 

Acceda desde el menú Utilidades... Reparar y Compactar la base de datos. Seguidamente pulse el botón [Ejecutar]. 

Si la base de datos es SQL Server, no es necesario reparar y compactar. 

     5.- Otros: 

• Aplicar el stock creado por la regularización. En la nueva empresa acceda a la opción Utilidades… Almacén… Regularización Almacén y actualice la/s regularización/es marcadas como Apertura Ejercicio. 

• Varias empresas: Si tiene abiertas varias empresas para el ejercicio anterior, repita el proceso de cierre descrito en cada una de ellas.

Modificar Series de numeración de documentos de ventas 

Normalmente, cuando se inicia un nuevo ejercicio, no se desea continuar con las mismas series de numeración en los documentos de ventas, sobre todo en albaranes y facturas. 

Si desea modificar la serie de numeración actual siga los siguientes pasos: 

1. Acceda a Ficheros... Otros... Configuración del Programa. 

2.  Acceda a la ficha \Documentos/ 

3.  Vaya a la pestaña \Numeración/ 

4.  En la pestaña \Prefijos/ y dentro \Numeración Documentos/, indique los prefijos de numeración para cada tipo de documento (Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas), y para cada una de las series. La serie de numeración C es para facturas rectificativas. El sistema de prefijos de numeración ahora es mucho más potente, permitiendo definir prefijos por serie, delegación y tipo de documento, en una rejilla.

5.   Prefijos recomendados: Para el ejercicio nuevo los prefijos de numeración establecerlo mediante la variable <Año2> el primer documento será el <Año2>0.001, y podrán crearse documentos hasta el <Año2>9.999.
    

6.  Si utiliza Regularizaciones de almacén, Movimientos o Ensambles, también debería establecer sus nuevos prefijos de numeración. 

Módulo Adicional. Sincronización entre Empresas 

Si dispone del módulo de Sincronización entre Empresas y ha realizado el cierre de ejercicio deberá revisar la configuración de las empresas que se sincronizarán en el nuevo ejercicio. 

1. Acceda a su aplicación Productor, sobre su Nueva Empresa principal. 

2. Desde el menú Ficheros... Empresa... Sincronización entre Empresas. 

3. Elimine las Empresas Antiguas. 

4. Seleccione con el desplegable y añada las Nuevas Empresas Destino a sincronizar con su Nueva Empresa Principal. 

5. Marque la información a sincronizar y haga clic en el botón . 

6. Revise los datos a sincronizar en la pestaña \Configuración/ de las Empresas Sincronizadas. 

Configuración Ejecución Independiente - Terminal de Taller 

1. Haga clic sobre el acceso directo al fichero “gaProductorToolsEjecuta.exe”.

2. Sólo es necesario cambiar la el “Código de Empresa” del ejercicio viejo al nuevo ejercicio nuevo

Ejemplo: C:\Productor\Aluminio\Gaia.Tools\gaProductorToolsEjecuta\gaProductorToolsEjecuta.exe -c C:\Productor\Aluminio -e 2022-u Administrador -t gaProductorTT -p Aluminio --param NETUNIKEY

Parámetros para la ejecución de Terminal de Taller: 

• -c → Carpeta de la aplicación 

• -e → Código de Empresa 

• -u → Nombre de usuario 

• -p → Aplicación Productor (Aluminio, Compacto, Vidrio…) 

• -c → C:\Productor\Aluminio → Carpeta de la aplicación 

• -e → 2018 → Código de Empresa 

• -u → Administrador → Nombre de usuario 

• -t → gaProductorTT → Herramienta a ejecutar, en este caso Terminal de Taller 

• -p → Aluminio → Aplicación Productor 

• --param → NETUNIKEY→Opcional- Parámetro adicional, ejemplo: tipo mochila NETUNIKEY

Módulo Adicional. Gestión Documental 

Si dispone del módulo de Gestión Documental y ha realizado el cierre de ejercicio deberá revisar la configuración de las empresas que se sincronizarán en el nuevo ejercicio.  

1. Acceda a su aplicación gaProductorAgenteInterfaz.exe. 

2. Desde la pestaña \Principal/, realice el cambio de la empresa antigua y cambie el “Nombre Bbdd” por la nueva base de datos del ejercicio nuevo. Ejemplo:
   

   Aplicación	Ejercicio 2023	Ejercicio 2024
   Almacenes	ALM_ALUMINIO_2023	ALM_ALUMINIO_2024
   Aluminio	ALU_ALUMINIO_2023	ALU_ALUMINIO_2024
   ERP	ERP_ALUMINIO_2023	ERP_ALUMINIO_2024
   Compactos	CMP_ALUMINIO_2023	CMP_ALUMINIO_2024
   …	…	…

    

Módulo Adicional. Albarán electrónico. gaProductor.eAlb – Actualizar la sincronización

Si dispone de Alabarán electrónico y ha realizado el cierre de ejercicio, es necesario actualizar la configuración de la sincronización, para que se sincronice la nueva empresa.

1. Acceda a gaProductor.eAlb.sincroniza.exe. 

2. Acceda al menú “Utilidades… Configuración” 

3. Cambie el “Código Empresa” para indicar el nombre de la nueva base de datos.

   • Connnection String ejercicio 2024

   • Server=SQLSERVER;Database=XXX_ALUMINIO_2024;User Id=gaSQLsync;Password=XXXXXX 

4.  Haga clic sobre el botón [Aceptar]

   

Productor Web. gaSQLsync – Actualizar la sincronización 

Si dispone de Productor Web y ha realizado el cierre de ejercicio, es necesario actualizar la configuración de la sincronización, para que se sincronice la nueva empresa 2024

1. Acceda a gaSQLsync. 

2. Acceda a la pestaña \Grupos de Sincronización/ 

3. Edite cada uno de los grupos de sincronización y en el cuadro Base de datos Central, modifique la “Connection String” para reflejar el nombre de la nueva base de datos. 

   • Connnection String ejercicio 2023 

   • Server=SQLSERVER;Database=XXX_ALUMINIO_2023;User Id=gaSQLsync;Password=XXXXXX 

   • Connnection String ejercicio 2024 

   • Server=SQLSERVER;Database=XXX_ALUMINIO_2024;User Id=gaSQLsync;Password=XXXXXX 

4. Haga clic sobre el botón [Guardar]

Copias de seguridad automáticas 

No olvide revisar gaCopiasDeSeguridad para incluir la Nueva Empresa en su sistema de copias de seguridad: 

1. Acceda a gaCopiasDeSeguridad. Herramienta sencilla y gratuita desarrollada por Gaia para realizar copias de seguridad de aplicaciones Productor. Para más información haga clic en el siguiente enlace Copias de Seguridad Automáticas 

2. Haga clic en el botón [Configuración]. 

3. Marque en la casilla “Incluir” la Nueva Empresa. Revise la configuración e indique el Destino1 y Destino2 (Opcional) además dibujos, Reports de Usuario, Ficheros de Empresas (Recomendado).

Nota: Destino1 y Destino2 han de ser diferentes. 

• Otros Comandos. Si tiene configurado algún comando para la ejecución automática de las copias de seguridad de SQL Server. 

• Aplicaciones externas. Revise sus aplicaciones externas como Cobian Bakcup, EASEUS, DeltaCopy, Comodo Backup… para la realización de Copias de Seguridad.