Albarán electrónico. Envío por email. Configuración

Este artículo explica la configuración para la generación del albarán electrónico y el envío por correo electrónico de los albaranes electrónicos generados.

Configuración para generar y enviar albaranes

En la aplicación Productor es necesario realizar algunas configuraciones para el módulo de albarán electrónico.

Envío de correo electrónico

Para que el módulo sea capaz de enviar los albaranes por email, es necesario configurar el envío de email directo en la aplicación Productor.

Para ello, acceda a Ficheros…Otros…Configuración del programa y haga clic sobre el botón [ Configuración envío email ].

Configure los valores de la cuenta de correo a utilizar para el envío de correos desde la aplicación Productor.

Activar albaran electronico en el cliente

En la ficha de cada cliente se debe especificar que dicho cliente tiene la posibilidad de recibir albarán electrónico.
Para ello:

1. Acceda al mantenimiento de clientes desde Ficheros…Clientes…Clientes .
2. Seleccione el cliente que desea activar y acceda a su ficha mediante el botón Editar .
3. En la pestaña Más datos…Entrega
   Active la casilla Albarán electrónico y registre el mail de destino donde enviar los albaranes electrónicos.

Si desea indicar más de una dirección de correo electrónico, puede hacerlo separándolas por punto y coma, sin introducir espacios intermedios.
Ejemplo: destino1@sucliente.com;destino2@sucliente.com

Tipo de documento vinculado para archivo

Puede crear un tipo de documento vinculado para que al emitir los albaranes electrónicos la aplicación archive automáticamente el documento PDF generado vinculado al albarán en la aplicación.

De esta forma en cualquier momento podrá acceder al documento PDF desde el albarán de cliente.

Para ello acceda a Utilidades… Documentos vinculados… Tipos de documentos vinculados . Haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo tipo de documento.

Complete el código para los albaranes electrónicos por ejemplo: VALB-E.
Especifique el valor de Documento aplicación, como Albarán de ventas .

Indique la subcarpeta de archivo, por ejemplo valb-e.
la carpeta donde se almacenarán los albaranes electrónicos en formato PDF será firmado

Configuración de la herramienta de Albarán electrónico

Dentro de la aplicación, en la herramienta de emisión de albarán electrónico es necesario realizar la configuración inicial previa a la emisión de albaranes.

Para ello acceda a Ventas…Albarán electrónico
Mediante el menú Utilidades…Configuración acceda a la pantalla de configuración de la herramienta.

 Dentro de esta, acceda a la pestaña [Genera E-Albarán]

Configuración general

La pestaña [Genera E-Albarán]  le permite configurar los datos básicos para el envío de albarán electrónico.

Nombre del fichero de Reportar a utilizar. (Valorado / Sin Valorar)
Permite especificar los nombres de Informes a emitir.
El valor predeterminado, que utiliza sus formatos de albarán habituales es VAlbaran.rpt y VAlbaSV.rpt

Tipo de documento vinculado para archivar
Debe especificar el tipo de documento vinculado creado en el apartado anterior
Un valor de ejemplo es VALB-E

Imprimir cabecera al emitir Informe
Indica si se debe emitir el informe con la opción Imprimir Cabecera seleccionada.

Si su formato de impresión tiene configurada una cabecera con anagrama, deberá seleccionar esta opción si desea emitir el anagrama.

certificado

Especifique la ruta al Certificado Digital que se confirma para firmar las facturas.

Este certificado debe ser un fichero recibido por la administración certificadora y acabar con la extensión “ .p12 ”.
En ocasiones, el certificado ya lo tenemos instalado en el navegador de internet y este puede ser exportado con la extensión “ .pfx ”, estos ficheros son equivalentes y es suficiente con cambiar la extensión por “ .p12 ” mediante la opción Cambiar Nombre desde Windows (mostrando extensiones de archivos).

Seguridad del fichero de su certificado

En Productor, la contraseña está guardada de forma encriptada por lo que está correctamente protegida.

Adicionalmente puede aplicar permisos de acceso de Windows a la carpeta donde está almacenado el certificado.
Consulte con su proveedor de servicios informáticos sobre la forma segura de almacenar el fichero del certificado.

Puede almacenar el fichero del certificado en una carpeta de su servidor , y aplicar los permisos de acceso para que únicamente las personas autorizadas tengan acceso al certificado.

Además, le recomendamos importar el certificado con Clave NO EXPORTABLE

Plantillas de correo electrónico

Las plantillas para el asunto y el texto de eMail le permiten personalizar el texto que se envía a los clientes al enviar el albarán electrónico por email.
Puede personalizar el texto del asunto y el cuerpo del mensaje.

Variables

Puede utilizar variables que la aplicación sustituirá por su valor correspondiente en el momento de enviar el correo electrónico.
Están disponibles las siguientes variables:

Ejemplo de plantillas