Este artículo explica cómo enviar la información relativa al Modelo 347 por email de forma masiva a nuestros clientes.
Usaremos la herramienta gaProductorEnviaMail que permite enviar un informe personalizado a un grupo de clientes.
Y la usaremos para enviar el nuevo informe ClientesCarta347.rpt que genera una carta para cada cliente con el resumen de ventas anual, y detallada por trimestre.
La herramienta de envío realiza las siguientes acciones:
Emite el informe seleccionado y lo exporta a PDF
Lo envía por email al cliente como documento adjunto
Herramienta de envío de email
Acceda a Utilidades... Envía Mail para lanzar la herramienta de envío de emails.
Para enviar un email, una vez está configurada la herramienta, el proceso es el siguiente:
Seleccione el informe a enviar en el desplegable Report a enviar
Aplique los filtros deseados
Puede filtrar por representante, provincia o país, o seleccionar un cliente en concretoSeleccione los clientes a los que desea enviar el informe
Configure el email a usar de los disponibles en la ficha del cliente
Clic en Enviar
Exportación para pruebas previas
Antes de enviar por email a sus clientes le recomendamos hacer una exportación previa, que genera ficheros PDF para cada cliente.
Así puede comprobar
Email destino a usar
Puede seleccionar el email que se usará de la ficha del cliente:
General: Es el email principal del cliente
FacturaE: Es el email donde se envían las facturas electrónicas
AlbaranE: Es el email destino de los albaranes electrónicos
Notificaciones: Es el email de notificaciones
Solo al Representante: Si selecciona esta opción, se enviará el mail al representante del cliente
Plantilla de email
La pestaña Plantilla le permite configurar el asunto y el cuerpo del mensaje que recibirá el cliente por email.
Puede crear varias plantillas, cada una identificada mediante un Alias, que luego podrá asociara a los informes configurados para enviar.
Así mismo. la plantilla está vinculada a un Idioma, de forma que puede enviar a cada cliente una plantilla diferente según el idioma configurado en su ficha.
Mismo alias para distintos idiomas
Utilice el mismo alias para todas las plantillas que se usarán en el mismo informe, pero con distintos idiomas.
Por ejemplo, puede usar Alias "347" para todas las plantillas del modelo 347, en distintos idiomas.
Puede usar las siguientes variables, que serán sustituidas por el dato que corresponde a cada cliente:
#CodigoCliente#, #NombreCliente#, #ContactoCliente#, #NombreRepresentante#, #eMailRepresentante#, #TelefonoRepresentante#, #MovilRepresentante#, #NombreReport#
Configuración de los Reports
En la pestaña [Reports] puede configurar los informes disponibles para el envío desde la herramienta.
Para cada informe debe configurar:
Campo a configurar | Explicación |
|---|---|
Nombre | Es el nombre identificativo del informe que aparecerá en el desplegable para seleccionar el informe a enviar |
Alias Plantilla | Es el Alias de la plantilla que se usará para enviar el email. |
Ruta fichero Report | Es la ruta completa al fichero con report de Crystal Reports |
Fórmula selección | Es la fórmula de selección de registros para ejecutar el Report |
Reports SQL Server
Para bases de datos SQL Server debe usar el report convertido a SQL, en la carpeta RPT\SQLSever de su aplicación Productor
Fórmulas de selección para el Modelo 347
En esta sección encontrará las fórmulas de selección para los informes estándar incluidos en la aplicación Productor.
Informe | Fórmula de selección |
|---|---|
ClientesCarta347.rpt | {VFacturas.Cliente}='#CodigoCliente#' and year({VFacturas.Fecha})=Year(CurrentDate) – 1 |
Al año corresponde al anterior del año actual en cada momento.
Condición SQL para el Modelo 347
La condición SQL determina los clientes que aparecen en la lista para enviar el mail. Podemos limitar a los clientes cuyas ventas han excedido el límite de 3005€ en el año para el que estamos enviando los informes.
Informe | Fórmula de selección |
|---|---|
ClientesCarta347.rpt | codigo in (select cliente from VFacturas where year(fecha)=YEAR(GETDATE()) - 1 group by Delegacion,Cliente having sum(ImporteTotal)>3005) and Pais IN (NULL, '', 'ES') |
Al año corresponde al anterior del año actual en cada momento.